Company policy

1 Protezione dell’ambiente e approvvigionamento
Facciamo tutti parte dello stesso, limitato habitat e viviamo delle stesse risorse. Pertanto, siamo consapevoli della nostra responsabilità in materia di attività sostenibili. Come azienda, da anni ci impegniamo a ridurre continuamente il nostro impatto ambientale. Per questo motivo, ottimizziamo continuamente i nostri prodotti e processi per quanto riguarda la compatibilità ambientale e ricerchiamo nuove soluzioni insieme ai nostri fornitori e partner.Per noi la sostenibilità è parte integrante della nostra attività, che garantiamo, tra l’altro, attraverso un’accurata selezione dei nostri fornitori in base a criteri ecologici e sociali. Inoltre, vogliamo sensibilizzare ulteriormente i nostri clienti su questo tema.Il presente documento si applica a tutti i dipendenti PROCOS, fornitori e partner commerciali ed è inteso a fornire una base generalmente valida per relazioni commerciali a lungo termine.Questa politica viene rivista ogni anno dal Comitato esecutivo e, se necessario, ulteriormente sviluppata.ObiettivoNon solo vogliamo rispettare tutti i requisiti di legge per la protezione dell’ambiente, ma ci sforziamo anche di mantenere il più basso possibile l’impatto ambientale causato dalle nostre attività commerciali. Per ogni singola area tematica vengono fissati obiettivi individuali, che vengono registrati sotto forma di cifre chiave in modo da poterne seguire l’attuazione e il successo.1.1EnergiaCi impegniamo a scegliere solo apparecchi con una classe di efficienza energetica di almeno A++ quando acquistiamo nuove apparecchiature elettroniche. Nella scelta dei locali si è tenuto conto anche dell’elevata efficienza energetica. L’obiettivo è quello di mantenere il consumo energetico complessivo dei nostri uffici il più basso possibile. Anni fa abbiamo iniziato a utilizzare l’elettricità da fonti di energia rinnovabile e ci siamo posti l’obiettivo di aumentarla al 100% in entrambe le nostre sedi.I nostri dipendenti sono istruiti a spegnere gli apparecchi alla fine dell’orario di lavoro e a risparmiare energia per il riscaldamento utilizzando le opzioni tecniche di controllo (spegnimento durante il fine settimana e di notte).Inoltre, i nostri dipendenti sono incoraggiati ad indirizzare i suggerimenti di miglioramento che portano al risparmio energetico direttamente alla direzione.Obiettivo:Il nostro obiettivo è quello di ridurre ulteriormente il nostro consumo energetico1.2RifiutiCerchiamo di ridurre al minimo il volume dei nostri rifiuti, che si limita principalmente alla carta, ai rifiuti domestici e, occasionalmente, ai rifiuti elettronici. Dove possibile, cerchiamo di chiudere i cicli. I nostri dipendenti sono istruiti a rendere i sistemi di archiviazione dell’ufficio il più possibile privi di carta. Ciò è favorito anche da un’offerta sempre migliore di integrazione di laptop mobili nel nostro sistema di rete interna.
Obiettivo:
Tuttavia, il nostro obiettivo è quello di mantenere il tasso di rendimento delle vecchie apparecchiature elettroniche al 100%. Inoltre, prevediamo di ridurre il volume della carta del 10% all’anno. I sistemi di separazione dei rifiuti continuano ad essere implementati nel 100% dei nostri siti.


1.3 Lavoro e consumo di carburante
Poiché non possiamo fare a meno dei viaggi di lavoro a causa delle attività di vendita e di altri fattori, cerchiamo di renderli il più possibile rispettosi dell’ambiente. A tal fine, preferiamo utilizzare alternative eco compatibili, come i viaggi in treno. Incoraggiamo i nostri dipendenti a utilizzare uno stile di guida che consenta di risparmiare carburante e di ridurre i consumi se si utilizzano i veicoli aziendali. In generale, ci siamo preoccupati di scegliere i modelli più efficienti al momento dell’acquisto.
Obiettivo:
Il 100% dei veicoli della nostra dotazione deve essere dotato di etichette adesive verdi. Nella scelta di un veicolo, sono il consumo e le emissioni di CO2 che vengono presi direttamente in considerazione.

1.4 Trasparenza e dialogo aperto
Manteniamo un dialogo aperto e uno scambio di informazioni con i dipendenti, i clienti e le istituzioni pubbliche. Come elemento importante per la sensibilizzazione e la motivazione dei nostri dipendenti in relazione alle questioni di salvaguardia dell’ambiente, organizziamo corsi di formazione ed eventi di informazione generale per i nostri dipendenti e i nostri clienti.Obiettivo:Il nostro obiettivo è quello di formare il 100% dei nostri dipendenti una volta all’anno sul tema della sostenibilità ambientale, al di là della formazione professionale. I nostri valori, la loro attuazione e il loro impatto nella realtà, nonché i corrispondenti KPI, sono brevemente presentati.

1.5 Acquisti sostenibili
In qualità di esperti in imballaggi con produzione su commessa, la selezione dei nostri fornitori o produtto rigioca un ruolo significativo. Vediamo qui l’opportunità di dare un contributo significativo nel campo della sostenibilità. Per poterlo garantire, abbiamo stabilito rapporti di lunga data con i nostri fornitori, con i quali ottimizziamo continuamente i nostri prodotti in quanto tali e in particolare per quanto concerne la sostenibilitàNe è risultato, ad esempio, il nostro “The One Material Bag” – una borsa da trasporto in carta pura che riduce l’uso di plastica per i manici delle borse. Inoltre utilizziamo – con poche eccezioni – solo materie prime certificate FSC® e offriamo imballaggi completamente compostabili e stampati senza impiego di olio minerale. La fiducia che ci siamo guadagnati negli anni ci permette inoltre di garantire che i nostri fornitori realizzino i prodotti secondo le nostre specifiche, nella qualità appropriata e nel rispetto di elevati standard ecologici e sociali. Lo verifichiamo regolarmente mediante verifiche e controlli che svolgiamo in loco presso i fornitori.Oltre ai nostri audit, richiediamo ai nostri fornitori certificazioni esterne, sia ambientali che sociali.Sulla base delle nostre valutazioni e nel quadro dei requisiti di miglioramento continuo imposti dalle certificazioni, ad esempio, sono state successivamente sostituite le macchine negli impianti di produzione dei nostri fornitori, sono stati introdotti processi di riciclaggio dell’acqua o sono stati implementati concetti innovativi di gestione dei rifiuti. In questo modo, in veste di PROCOS, ci assicuriamo di ridurre ulteriormente il nostro impatto ambientale anche attraverso le nostre attività commerciali lungo tutta la filiera.
Obiettivo:
Il 100% del nostro volume di acquisti dovrebbe essere sostenibile in ambito ambientale e sociale:
– Codice di condotta dei fornitori, che trasmettiamo ai nostri fornitori attraverso i nostri clienti
– Disponibilità di politiche di tutela ambientale e sostenibilità
– Certificati (ad esempio ISO 9001, SO 14001, SA 8000)
– Guarnizioni riconosciute (ad es. FSC, Blue Angel).

2 Codice di condotta
I nostri dipendenti sono il nostro capitale più importante. Buone condizioni di lavoro sono la chiave per il successo del business. Inoltre, il rispetto dei requisiti di legge è il presupposto fondamentale per uno sviluppo aziendale stabile a lungo termine.Questo documento si applica allo stesso modo a tutti i dipendenti PROCOS, ai fornitori e ai partner commerciali ed è inteso a fornire una base generalmente valida per relazioni commerciali a lungo termine. Questa politica viene rivista ogni anno dal Comitato esecutivo e, se necessario, ulteriormente sviluppata.

2.1 Politica del lavoro
2.1.1 Ambiente di lavoro
PROCOS si impegna per un ambiente di lavoro equo e collegiale. L’attenzione e il rispetto nei nostri rapporti quotidiani sono essenziali. PROCOS non tollererà alcuna dichiarazione o comportamento che incoraggi l’aggressione nei confronti di colleghi, partner commerciali o clienti. PROCOS prende una posizione ferma contro le molestie e il bullismo. PROCOS si aspetta che i suoi manager a tutti i livelli mostrino un senso di responsabilità e la consapevolezza di avere un ruolo di modello da svolgere. Spetta in gran parte a loro creare un buon ambiente di lavoro e una collaborazione tra colleghi.Qualsiasi violazione di questo tipo deve essere immediatamente segnalata alla direzione o ai diretti superiori. Obiettivo:Il nostro obiettivo è quello di non registrare alcuna violazione durante l’anno.

2.1.2 Condizioni di lavoro
Devono essere rispettati i principi internazionali dell’OIL (Organizzazione Internazionale del Lavoro) e deve essere garantito un equilibrio tra lavoro e vita privata: una normale settimana lavorativa non deve superare le40 ore, o 60 ore alla settimana compresi gli straordinari. È possibile lavorare a casa o a distanza. In conformità con le linee guida dell’OIL, gli straordinari sono compensati e ricompensati in modo equo e trasparente. PROCOS paga salari e stipendi in linea con gli standard regionali. Oltre ai requisiti di legge, l’importo dipende dalle prestazioni dei dipendenti (retribuzione legata alle prestazioni). Anche il lavoro di pari valore viene pagato in egual misura. Gli stipendi non sono pagati a terzi, ma direttamente ai dipendenti.

2.1.3 Diritti umani
PROCOS non impiega bambini di età inferiore ai 15 anni o al di sotto dei requisiti minimi di legge nazionali se questi sono più severi (Convenzione ILO 138). Inoltre, PROCOS non si avvale di manodopera costretta a lavorare o simili (Convenzioni ILO n. 29 e 105).

2.1.4 Salute e sicurezza dei dipendenti
PROCOS si impegna per un ambiente di lavoro che promuova la salute e per il mantenimento della salute e della sicurezza sul lavoro. Le normative locali e nazionali sono standard minimi per PROCOS. L’obiettivo è quello di creare un ambiente di lavoro in cui si possa trovare un buon equilibrio tra lavoro e vita privata. Sebbene i nostri dipendenti non siano di per sé esposti ad alcun rischio per la salute derivante dal lavoro d’ufficio, attribuiamo comunque grande importanza a rendere i luoghi di lavoro il più ergonomici possibile. Ciò ha lo scopo di prevenire, ad esempio, la sindrome da lesione da sforzo ripetitivo e altri disturbi fisici.Come misura, ai nostri dipendenti vengono forniti, se necessario, ad esempio, mouse ergonomici per computer o occhiali per lo schermo.
Obiettivo:
PROCOS vorrebbe mantenere a 0 il numero di infortuni sul lavoro all’anno.

2.1.5 Discriminazione
In conformità ai nostri principi aziendali e alle leggi sul lavoro – in particolare alla legge generale sulla parità di trattamento (AGG) – non tolleriamo alcuna forma di discriminazione. Ciò significa che PROCOS tratta tutte le persone allo stesso modo, indipendentemente dall’origine, dall’estrazione sociale e dalla nazionalità, dalla religione e dalle convinzioni personali, dall’attività politica o sindacale, dal sesso e dall’orientamento sessuale, dall’età, dalla disabilità o dalla malattia.

2.1.6 Gestione della carriera
I nostri dipendenti sono il nostro capitale. Al fine di far progredire l’azienda e i dipendenti stessi nel loro sviluppo personale, ogni dipendente riceve ogni anno un feedback sulle proprie prestazioni e sul possibile potenziale di ottimizzazione. Inoltre, offriamo al 100% dei nostri dipendenti l’opportunità di formazione interna ed esterna. Ci siamo posti l’obiettivo di introdurre un sistema di gestione delle carriere a livello aziendale con piani di sviluppo della carriera.

2.1.7 Impiego secondario
Le attività secondarie (anche onorifiche) al di fuori dei compiti operativi richiedono in ogni caso l’approvazione scritta dell’amministratore delegato. Oltre al tempo necessario, le rispettive domande devono anche dimostrare che il dipendente può continuare ad adempiere pienamente ai propri obblighi in conformità al contratto di lavoro nonostante l’impiego secondario.

2.2 Conformità legale
Una gestione economicamente sostenibile è possibile solo se vengono rispettate tutte le leggi vigenti. Poiché le violazioni di tali leggi possono causare danni al patrimonio e alla reputazione su una scala non quantificabile, la prevenzione è la priorità assoluta. Per questo motivo, non abbiamo individuato obiettivi individuali per questo pacchetto, ma un obiettivo generale.

2.2.1 Corruzione
Nessun dipendente PROCOS è autorizzato ad accettare o offrire una remunerazione sotto forma di denaro contante, prestazioni o servizi non in contanti da o verso partner commerciali, istituzioni o enti governativi alfine di ottenere vantaggi per PROCOS, per se stesso o per terzi. Ciò non si applica alle prestazioni occasionali socialmente accettabili se sono solo per cortesia e non hanno alcuna influenza sull’attività lavorativa ufficiale.

2.2.2 Contributi personali
In generale, è vietato accettare o offrire vantaggi di qualsiasi tipo per uso personale in relazione diretta con il rapporto di lavoro. Possono essere accettati regali promozionali volontari e occasionali di valore fino a 10,00 EUR. I regali di valore pari o superiore a 10,00 EUR devono essere rifiutati e comunicati immediatamente alla direzione. Sconti e altri vantaggi offerti ai dipendenti dai partner commerciali o dai clienti in qualità di dipendenti PROCOS possono essere accettati solo se concessi a tutti i dipendenti PROCOS. In caso di proposte di vantaggi o agevolazioni è obbligatorio informarne la direzione.

2.2.3 Inviti
Gli inviti di partner commerciali e clienti a pasti o eventi possono essere accettati o offerti dai dipendentiPROCOS solo se sono appropriati. Appropriato significa che sono fatte volontariamente e che sono fatte per motivi di lavoro. Sarebbe inopportuno accettare inviti di frequente o se l’invito non è più proporzionato all’occasione, o se viene fatto prima dell’aggiudicazione di un appalto o di un’impresa.

2.2.4 Legge sui cartelli
Al fine di tutelare la concorrenza leale, nessuno è autorizzato a fissare i prezzi con la concorrenza o a effettuare manipolazioni ingiuste dei prezzi in alcun modo.

2.2.5 Protezione dei dati e riservatezza
PROCOS protegge la privacy dei suoi dipendenti, partner commerciali e clienti. Per questo motivo, PROCOS raccoglie, elabora e utilizza i dati personali solo se consentito dalle leggi vigenti, da altri regolamenti applicabili o da direttive interne. Le informazioni riservate dell’azienda, dei partner commerciali e dei clienti devono essere tenute segrete e non possono essere divulgate o altrimenti rese disponibili a terzi senza autorizzazione. Questo obbligo di segretezza vale anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro. I dati personali devono essere conservati in modo sicuro e devono essere prese le misure necessarie per evitare un uso non autorizzato.
Obiettivo:
Per tutti questi punti, le violazioni possono essere segnalate direttamente al consulente aziendale. I nostri dipendenti e gli stakeholder sono incoraggiati a utilizzare questo canale di comunicazione se vengono minacciate o identificate violazioni. Il nostro obiettivo è quello di mantenere permanentemente a 0 il numero di violazioni e segnalazioni all’anno per tutti i punti menzionati.

Parità di trattamento in termini di lingua
Nella misura in cui questa Politica o Codice di condotta si riferisce a persone solo in forma femminile o maschile, questo si riferisce sia alle donne che agli uomini.

Validità di questa politica
Tutti i dipendenti sono incoraggiati a segnalare senza indugio le violazioni delle linee guida esposte in questo documento o, se necessario, a segnalarle tramite terzi neutrali. Stiamo valutando la possibilità di istituire un meccanismo di denuncia anonimo per il futuro. Se una violazione è confermata, può essere punita con sanzioni proporzionate. A seconda della gravità della violazione, questa può estendersi a una diffida e alla cessazione del rapporto di lavoro.Ai dipendenti che segnalano tali incidenti viene garantita la tutela della riservatezza e la protezione dei dati personali.

Firmato da Leander Kritikos,
CEOa Munich, venerdì 29 novembre 2019