Company policy

1. Umweltschutz und Beschaffung
Wir sind alle Teil desselben, begrenzten Lebensraums und leben von den gleichen Ressourcen. Deshalb sind wir uns unserer Verantwortung für nachhaltiges Handeln bewusst. Über Jahre setzen wir uns alsUnternehmen schon ein, unsere Umwelteinflüsse kontinuierlich zu verringern. Aus diesem Grund optimieren wir unsere Produkte und Prozesse kontinuierlich in Bezug auf Umweltverträglichkeit und forschen zusammen mit unseren Lieferanten und Partnern an neuen Lösungen. Bei uns ist Nachhaltigkeit fester Bestandteil unseres Geschäfts, was wir unter anderem durch eine dezidierte Auswahl unserer Lieferanten nach ökologischen und sozialen Gesichtspunkten sicherstellen. Darüber hinaus wollen wir unsere Kunden dahingehend auch weiter sensibilisieren.Dieses Dokument ist für alle Mitarbeiter, Zulieferer sowie Geschäftspartner von PROCOS gültig und soll eine allgemein gültige Basis für langfristige gemeinsame Geschäftsbeziehungen darstellen. Diese Policy wird jährlich durch die Geschäftsführung überprüft und gegebenenfalls weiterentwickelt.

Zielsetzung:
Wir wollen nicht nur alle gesetzlichen Anforderungen an den Umweltschutz einhalten, sondern streben darüber hinaus an, die Umwelteinflüsse, die durch unsere unternehmerischen Aktivitäten hervorgerufen werden, möglichst gering zu halten. Für jeden einzelnen Themenbereich werden individuelle Ziele gesetzt, die in Form von Kennzahlen festgehalten werden, um so eine Umsetzungs- und Erfolgsentwicklung nachvollziehen zu können.

1.1 Energie
Wir verpflichten uns, beim Neukauf von Elektronikgeräten ausschließlich Geräte mit einer Energieeffizienzklasse von mind. A++ zu wählen. Auch bei der Wahl der Räumlichkeiten wurde auf eine hohe Energieeffizienz geachtet. Dadurch soll insgesamt der Energieverbrauch unserer Büroräume möglichst gering gehalten werden. Wir haben vor Jahren bereits begonnen Strom aus erneuerbaren Energien zu beziehen und haben uns zumZiel gesetzt dies auf 100% an unseren beiden Standorten auszuweiten.Unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind angewiesen, Geräte zum Dienstschluss abzuschalten undHeizenergie durch die Nutzung der technischen Steuerungsmöglichkeiten (Wochenend- undNachtabschaltung) zu sparen.Zudem werden unsere Mitarbeiter angehalten, Verbesserungsvorschläge, die zu direkten Energieersparnissen führen, direkt an die Geschäftsleitung zu adressieren.

Zielsetzung:
Unser Ziel ist, unseren Energieverbrauch noch weiter zu senken.

1.2 Abfall
Wir versuchen unser Abfallaufkommen, das sich überwiegend auf Papier, Haushaltsabfälle sowie gelegentlich elektronische Altgeräte beschränkt, auf ein Minimum zu reduzieren. Wo möglich versuchen wir,Kreisläufe zu schließen. Unsere Mitarbeiter sind angewiesen, Büroablagen möglichst papierlos zu gestalten. Dies wird auch durch einzunehmend besseres Angebot an mobiler Laptopintegration in unser internes Netzwerksystem gefördert.

Zielsetzung:
Unser Ziel ist jedoch, die Rückgaberate von elektronischen Altgeräten bei 100% zu halten. Darüber hinaus ist eine Senkung des Papieraufkommens um 10% pro Jahr vorgesehen. Mülltrennungssysteme sind weiterhin an 100% unserer Standorte implementiert.

1.3 Dienstreisen und Spritverbrauch
Da es uns aufgrund von Vertriebsaktivitäten und anderen Themen nicht möglich ist auf Dienstreisen zu verzichten, versuchen wir diese zumindest so umweltverträglich wie möglich zu gestalten. Hierfür wird bevorzugt auf umweltfreundliche Alternativen, wie zum Beispiel Zugfahrten zurückgegriffen. Wir halten unsere Mitarbeiter dazu an, eine spritsparende und verbrauchsmindernde Fahrweise zu nutzen, sofern Fahrzeuge aus dem Firmenpool genutzt werden. Generell haben wir bei der Anschaffung dieser darauf geachtet, möglichst effiziente Modelle zu wählen.

Zielsetzung:
100% der Fahrzeuge unserer Flotte sollen mit grünen Plaketten ausgestattet sein. Bei der Neuanschaffung von PKWs soll der Verbrauch sowie die CO2-Emissionen direkten Einzug in die Wahl des Fahrzeugeserhaltens.


1.4 Transparenz und offener Dialog
Wir pflegen den offenen Dialog und Informationstausch mit Mitarbeitern, Kunden und öffentlichenEinrichtungen. Als wichtiges Element zur Bewusstseinsbildung und Motivation unserer Mitarbeiter imZusammenhang mit Fragen des Umweltschutzes organisieren wir Schulungen sowie allgemeineInformationsveranstaltungen für unsere Mitarbeiter und unsere Kunden.

Zielsetzung:
Unser Ziel ist, 100% unserer Mitarbeiter einmal jährlich über fachliche Weiterbildungen hinaus zum ThemaUmweltschutz zu schulen. Dabei werden kurz unsere Werte, deren Umsetzung und Auswirkung in der Praxis sowie zugehörige KPIs vorgestellt.

1.5 Nachhaltiger Einkauf
Als Verpackungsexperte mit Auftragsfertigung, spielt die Auswahl unserer Lieferanten bzw. Produzenteneine signifikante Rolle. Wir sehen hier die Möglichkeit einen nennenswerten Beitrag im BereichNachhaltigkeit zu leisten. Um dies gewährleisten zu können haben wir langjährige Beziehungen zu unserenLieferanten aufgebaut, mit welchen wir in enger Kooperation kontinuierlich unsere Produkte als solche und insbesondere mit Blick auf Nachhaltigkeit optimieren. Hieraus ging zum Beispiel unsere „The One MaterialBag“ – eine Tragetasche aus reinem Papier – hervor. Damit kann der Einsatz von Kunststoffen für die Griffe der Taschen reduziert werden. Wir verwenden außerdem – von wenigen Ausnahmen abgesehen -ausschließlich FSC®-zertifizierte Rohstoffe und bieten vollständig kompostierbare Verpackungen sowie mineralölfreien Druck an.Durch das über Jahre hinweg gewonnene Vertrauen können wir auch sicherstellen, dass unsere Lieferanten die Produkte nach unseren Vorstellungen, in der entsprechenden Qualität und unter Einhaltung hoher ökologischer und sozialer Standards fertigen. Dies kontrollieren wir regelmäßig durch Abfragen sowie Auditierungen, welche wir vor Ort bei den Lieferanten durchführen. Zusätzlich zu unseren eigenen Audits setzen wir bei unseren Lieferanten externe Zertifizierungen voraus sowohl im Bereich Umwelt als auchSoziales. Auf Basis unserer Bewertungen sowie im Rahmen der durch die Zertifizierungen auferlegten Anforderungen zur kontinuierlichen Verbesserung, wurden beispielsweise in der Fertigung unserer Lieferanten sukzessiveMaschinen erneuert, Prozesse zum Recycling von Wasser eingeführt oder innovative Müllkonzepte umgesetzt. Somit stellen wir sicher, dass auch wir als PROCOS durch unsere Geschäftsaktivitäten unsereUmweltauswirkungen über die Lieferkette weiter verringern.

Zielsetzung:
100% unseres Einkaufsvolumens soll im Bereich Umwelt und Soziales nachhaltig sein:
– Supplier Code of Conduct, den wir über unsere Kunden weiterreichen an die Lieferanten
– Verfügbarkeit von Policies zum Thema Umweltschutz und Nachhaltigkeit
– Zertifikate (zum Beispiel ISO 9001, SO 14001, SA 8000)
– Anerkannte Siegel (z.B. FSC, Blauer Engel)

2. Code of Conduct
Unsere Mitarbeiter sind unser wichtigstes Kapital. Gute Arbeitsbedingungen sind der Schlüssel fürerfolgreiches Wirtschaften. Darüber hinaus ist die Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen die Grundvoraussetzung für langfristig stabile Unternehmensentwicklung. Dieses Dokument gilt gleichermaßen für alle Mitarbeiter, Zulieferer sowie Geschäftspartner von PROCOSund soll eine allgemein gültige Basis für langfristige gemeinsame Geschäftsbeziehungen darstellen. Diese Policy wird jährlich durch die Geschäftsführung überprüft und gegebenenfalls weiterentwickelt.

2.1 Arbeitspolitik
2.1.1 Arbeitsumfeld

PROCOS setzt sich für ein faires und kollegiales Arbeitsumfeld ein. Achtung und Respekt im täglichen Umgang miteinander sind dabei essenziell. PROCOS toleriert weder Äußerungen noch Verhalten, das Aggressivität gegenüber Kollegen, Geschäftspartnern oder Kunden fördert. Belästigungen und Mobbing tritt PROCOS entschieden entgegen. Von seinen Führungskräften auf allen Ebenen erwartet PROCOSVerantwortungsbewusstsein und Bewusstsein für die Tatsache, dass sie eine Vorbildfunktion zu erfüllen haben. Es liegt maßgeblich an ihnen, ein gutes Arbeitsumfeld und ein kollegiales Miteinander entstehen zulassen.Entsprechende Verstöße sollen umgehend an die Geschäftsführung oder direkte Vorgesetzte gemeldet werden. Zielsetzung:Unser Ziel ist, keinerlei Verstöße im Jahr zu verzeichnen.

2.1.2 Arbeitsbedingungen
Die internationalen Grundsätze der ILO (International Labour Organisation) sind einzuhalten und für einausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben ist zu sorgen: Eine normale Arbeitswoche sollte nicht länger als 40 Stunden, bzw. 60 Stunden pro Woche inklusive Überstunden dauern. Es besteht die Möglichkeit der Fern- bzw. Heimarbeit. Einklang mit den ILO Richtlinien werden Überstunden fair und transparent ausgeglichen und belohnt. PROCOS bezahlt regional übliche Löhne und Gehälter. Neben gesetzlichen Vorgaben richtet sich die Höhenach der Leistung der MitarbeiterInnen (leistungsgerechte Entlohnung). Gleichwertige Arbeiten werden auch gleich bezahlt. Löhne werden nicht an Dritte, sondern direkt an die Beschäftigten ausgezahlt.

2.1.3 Menschenrechte
PROCOS beschäftigt keine Kinder im Alter unter 15 Jahren oder unter den nationalen gesetzlichen Mindestbestimmungen, wenn diese strenger sind (ILO Konvention 138). Bei PROCOS werden außerdem keine Zwangsarbeiter oder Arbeiter, die diesen ähnlich stehen, eingesetzt (ILO Konvention Nr. 29 und 105).

2.1.4 Mitarbeitergesundheit und -sicherheit
PROCOS setzt sich für ein gesundheitsförderndes Arbeitsumfeld ein und wahrt Arbeitssicherheit undGesundheitsschutz am Arbeitsplatz. Die lokalen und nationalen Bestimmungen sind für PROCOS Mindeststandards. Ziel ist es, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Beruf und Privatleben gut miteinander in Einklang zu bringen sind. Obwohl unsere Mitarbeiter durch die Büroarbeit per se keiner größeren gesundheitlichen Risiken ausgesetzt sind, so legen wir dennoch Wert darauf die Arbeitsplätze möglichst ergonomisch einzurichten. Hierdurch sollen zum Beispiel dem „Repetitive Strain Injury“-Syndrom und anderen körperlichen Beschwerden präventiv entgegengewirkt werden. Als Maßnahme erhalten unsere Mitarbeiter bei Bedarf zum Beispiel ergonomische Computermäuse oder Bildschirmbrillen.

Zielsetzung:
PROCOS möchte die Anzahl der Arbeitsunfälle pro Jahr auf 0 halten.

2.1.5 Diskriminierung
Gemäß unserer Unternehmensgrundsätze und den Arbeitsgesetzen – im Speziellen dem allgemeinenGleichbehandlungsgesetz (AGG) – tolerieren wir keinerlei Diskriminierung jeglicher Art. Das bedeutet:PROCOS behandelt alle Menschen gleich ungeachtet von Abstammung, Herkunft und Nationalität, Religion und Weltanschauung, politischer oder gewerkschaftlicher Betätigung, Geschlecht und sexueller Orientierung,Alter, Behinderung oder Krankheit.

2.1.6 Karrieremanagement
Unsere Mitarbeiter sind unser Kapital. Um einerseits das Unternehmen, als auch die Mitarbeiter selbst in ihrer persönlichen Entwicklung voranzubringen erhält jeder Beschäftigte jährlich Feedback zu seinenLeistungen und möglichen Optimierungspotenzialen. Darüber hinaus bieten wir 100% unserer Mitarbeiter dieMöglichkeit sich intern bzw. extern fortzubilden. Wir haben uns zum Ziel gesetzt unternehmensweit einKarriere-Managementsystem mit Karriereentwicklungsplänen einzuführen.

2.1.7Nebentätigkeiten
Nebentätigkeiten (auch ehrenamtliche) außerhalb der betrieblichen Aufgaben bedürfen in jedem Fall der schriftlichen Genehmigung durch den Geschäftsführer. In den jeweiligen Anträgen ist neben der zeitlichenBeanspruchung auch darzulegen, dass der Mitarbeiter trotz der Nebentätigkeit seine Verpflichtung weiterhin entsprechend des Arbeitsvertrages vollständig erfüllen kann.

2.2 Gesetzeskonformität
Ein ökonomisch nachhaltiges Wirtschaften ist nur möglich, wenn alle geltenden Gesetze eingehalten werden. Da Verstöße gegen solche Geld- und Reputationsschäden in nicht quantifizierbarer Größe verursachen können, ist eine Vermeidung höchstes Gebot. Aus diesem Grund haben wir für diesen Block keine einzelnen, sondern ein Gesamtziel ausgewiesen.

2.2.1 Korruption
Es ist keinem Mitarbeiter von PROCOS erlaubt, Bezüge in Form von Geld, Sach- oder Dienstleistungen von oder an Geschäftspartner, Institutionen oder staatliche Einrichtungen anzunehmen oder anzubieten, umVorteile für PROCOS, sich selbst oder Dritte zu erlangen. Ausgenommen davon sind gelegentliche sozial adäquate Zuwendungen, wenn sie nur der Gefälligkeit entsprechen und keinen Einfluss auf die dienstliche Tätigkeit haben.

2.2.2 Persönliche Zuwendungen
Generell ist es untersagt, im direkten Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis, Zuwendungen jeglicher Art zur persönlichen Verwendung anzunehmen oder anzubieten. Freiwillig übergebene Werbe- undGelegenheitsgeschenke mit einem Wert von bis zu 10,00 EUR dürfen angenommen werden. Ab einem Wert von 10,00 EUR sind Geschenke zurückzuweisen und unmittelbar der Geschäftsleitung zu melden. Rabatte und andere Vergünstigungen, die Mitarbeitern in ihrer Eigenschaft als PROCOS-Mitarbeiter vonGeschäftspartnern oder Kunden angeboten werden, dürfen nur angenommen werden, wenn sie allenMitarbeitern von PROCOS gewährt werden. Für angebotene Zuwendungen besteht eine Informationspflicht an die Geschäftsführung.

2.2.3 Einladungen
Einladungen von Geschäftspartnern und Kunden zu Essen oder Veranstaltungen dürfen von PROCOS-Mitarbeitern nur angenommen oder angeboten werden, wenn sie angemessen sind. Angemessen heißt, sie werden freiwillig ausgesprochen und geschehen aus einem geschäftlichen Anlass heraus. Unangemessen wäre eine häufige Annahme von Einladungen oder wenn die Einladung nicht mehr im Verhältnis zum Anlass steht, oder wenn sie im Vorfeld der Vergabe eines Auftrags oder Geschäfts geschieht.

2.2.4 Kartellrecht
Um den fairen Wettbewerb zu schützen, ist es niemandem erlaubt, Preisabsprachen mit der Konkurrenz zutreffen oder eine unrechte Manipulation der Preise in irgendeiner Art und Weise durchzuführen.

2.2.5 Datenschutz und Vertraulichkeit
PROCOS schützt die Privatsphäre seiner Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden. Aus diesem Grund erhebt, verarbeitet und nutzt PROCOS personenbezogene Daten nur, wenn geltende Gesetze, sonstige anwendbare Bestimmungen oder interne Richtlinien dies erlauben.Vertrauliche Informationen des Unternehmens sowie von Geschäftspartnern und Kunden sind geheim zuhalten und dürfen nicht unbefugt an Dritte weitergegeben oder in sonstiger Weise zugänglich gemacht werden. Diese Verpflichtung zur Geheimhaltung gilt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.Personenbezogene Daten sind sicher aufzubewahren und erforderliche Maßnahmen zu treffen, um eine unbefugte Nutzung zu verhindern.

Zielsetzung:
Für alle dieser Punkte können Verstöße direkt an die Geschäftsmeldung gemeldet werden. UnsereMitarbeiter sind ebenso wie Stakeholder angehalten, diesen Kommunikationskanal zu nutzen, wennVerstöße drohen oder identifiziert wurden. Unser Ziel ist für alle genannten Punkte, die Anzahl vonVerstößen und Meldungen pro Jahr dauerhaft auf 0 zu halten.

Sprachliche Gleichbehandlung
Sofern in dieser Policy bzw. diesem Code of Conduct personenbezogene Bezeichnungen nur in weiblicher oder männlicher Form angeführt sind, so beziehen sich diese gleichermaßen auf Frauen und Männer.

Geltung dieser Richtlinie
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden ermutigt, Verstöße gegen die in diesem Dokumentniedergelegten Richtlinien unverzüglich zu melden oder gegebenenfalls über neutrale dritte Personen bekanntzugeben. Wir erwägen die Einrichtung eines anonymen Whistleblower-Mechanismus für die Zukunft. Wird ein Verstoß bestätigt, kann dieser durch verhältnismäßige Sanktionen geahndet werden. Je nachSchwere des Verstoßes kann dies bis hin zu Abmahnung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses reichen. Mitarbeitern, die entsprechende Vorfälle melden, wird Sanktionsfreiheit und Verschwiegenheit garantiert.

Signed by Leander Kritikos, CEO in Munich, on Friday 29th of November 2019