Company policy

1 Protection de l’environnement et éthique de l’approvisionnement
Nous faisons tous partie d’un même habitat limité et vivons des mêmes ressources. Nous sommes donc conscients de notre responsabilité en matière d’action durable. En tant qu’entreprise, nous nous sommes engagés à réduire continuellement notre impact sur l’environnement depuis des années. C’est pourquoi, nous optimisons en permanence nos produits et nos processus en matière de compatibilité environnementale et recherchons de nouvelles solutions en collaboration avec nos fournisseurs et partenaires. Pour nous, la durabilité fait partie intégrante de notre activité, que nous assurons, entre autres, par une sélection rigoureuse de nos fournisseurs en fonction des aspects écologiques et sociaux. En outre, nous voulons sensibiliser davantage nos clients à un mode de consommation durable.Ce document s’applique à tous les employés, fournisseurs et partenaires commerciaux de PROCOS et vise à fournir une base généralement valable pour nos relations commerciales à long terme.Cette Politique est revue chaque année par la direction et, le cas échéant, actualisée.

Objectif
Nous ne nous contentons pas simplement de respecter toutes les exigences légales en matière de protection de l’environnement, mais nous nous efforçons également de maintenir l’impact environnemental de nos activités commerciales aussi faible que possible. Des objectifs individuels sont fixés pour chaque domaine thématique, qui sont enregistrés sous la forme de valeurs afin de pouvoir suivre le développement de la mise en œuvre et de la performance.


1.1 Énergie
En ce qui concerne l’achat de nouveaux équipements électroniques, nous nous engageons à ne choisir que des appareils ayant une classe d’efficacité énergétique d’au moins A++. La haute efficacité énergétique a également été prise en compte dans le choix des locaux. L’objectif est de maintenir la consommation énergétique totale de nos bureaux aussi basse que possible. Depuis des années déjà, nous utilisons de l’électricité provenant de sources d’énergie renouvelables et nous nous sommes fixé pour objectif d’étendre cette pratique à 100 % sur nos deux sites.Nos employés ont pour consigne d’éteindre les appareils à la fin des heures de travail et d’économiser l’énergie de chauffage en utilisant les mécanismes de contrôle technique (arrêt le week-end et la nuit). En outre, nos employés sont encouragés à adresser directement à la direction leurs suggestions d’amélioration par rapport à l’économie d’énergie.Objectif :Notre objectif est de réduire encore plus notre consommation d’énergie.

1.2 Déchets
Nous nous efforçons de réduire au minimum notre volume de déchets, qui se limite principalement au papier, aux déchets ménagers et parfois aux déchets électroniques. Dans la mesure du possible, nous essayons de fermer les cycles. Nos employés ont pour instruction de rendre les systèmes de classement des bureaux aussi informatisés que possible. Cela est également favorisé par une intégration croissante des ordinateurs portables dans notre système de réseau interne.
Objectif:
Toutefois, notre objectif est de maintenir le taux de recyclage de nos anciens équipements électroniques à100 %. En outre, nous prévoyons de réduire le volume de papier utilisé de 10 % par an. Des systèmes de trides déchets sont mis à disposition sur tous nos sites.

1.3 Voyages d’affaires et consommation de carburant
Comme il ne nous est pas possible de nous passer de voyages d’affaires en raison des activités de vente et d’autres responsabilités, nous essayons de les rendre aussi écologiques que possible. À cette fin, nous préférons utiliser des alternatives écologiques, comme le train. Si des véhicules du parc de l’entreprise sont utilisés, nous encourageons nos employés à adopter un style de conduite permettant d’économiser du carburant et de réduire la consommation. À cet effet, nous avons pris soin de choisir les modèles les plus efficaces.Objectif :100 % des véhicules de notre flotte doivent être équipés de vignettes vertes. Lors de l’achat de nouvelles voitures, la consommation et les émissions de CO2 doivent être directement prises en compte dans le choix du véhicule.

1.4 Transparence et dialogue ouvert
Nous entretenons un dialogue ouvert et un échange d’informations avec les employés, les clients et les institutions publiques. Pour sensibiliser et motiver nos employés aux questions de protection de l’environnement, nous organisons des cours de formation et des séances d’information générale à l’intention de nos employés et de nos clients.Objectif :Au-delà de la formation professionnelle, notre objectif est de former 100 % de nos employés une fois par an sur le thème de la protection de l’environnement. Dans ce contexte, nos valeurs, leur mise en œuvre et leur impact dans la pratique ainsi que les KPI correspondants sont brièvement présentés.

1.5 Acheter durable
En tant qu’expert en emballage avec fabrication sous contrat, la sélection de nos fournisseurs ou producteurs joue un rôle important. Nous voyons ici l’opportunité d’apporter une contribution significative en matière de durabilité. Afin d’y parvenir, nous avons établi des relations de longue date avec nos fournisseurs, avec lesquels nous agissons en étroite collaboration pour optimiser en permanence nos produits, notamment sous l’angle de la durabilité. C’est dans cet esprit qu’est né, par exemple, notre «TheOne Material Bag», un sac en papier pur. Cela permet de réduire l’utilisation de plastique pour les poignées de sacs. Nous utilisons également, à quelques exceptions près, uniquement des matières premières certifiées FSC® et proposons des emballages entièrement compostables et des impressions sans huile minérale. La confiance que nous avons gagnée au fil des ans nous permet également de garantir que nos fournisseurs fabriquent les produits selon nos spécifications, dans la qualité appropriée et dans le respect de normes écologiques et sociales élevées. Pour ce faire nous réalisons des contrôles réguliers au moyen d’interrogations et d’audits, que nous effectuons sur place chez les fournisseurs. En plus de nos propres audits, nous exigeons de nos fournisseurs des certifications externes, tant environnementales que sociales.
Sur la base de nos évaluations et dans le cadre des exigences d’amélioration continue imposées par les certifications, par exemple, les machines de production de nos fournisseurs ont été successivement remplacées, des processus de recyclage de l’eau ont été introduits ou des concepts innovants de gestion des déchets ont été mis en œuvre. De cette manière, nous nous assurons également que nous, en tant que société PROCOS, réduisons davantage notre impact environnemental par nos activités commerciales tout au long de la chaîne d’approvisionnement.Objectif :100 % de notre volume d’achat doit être durable dans le domaine environnemental et social:-Code de conduite des fournisseurs que nous transmettons à nos fournisseurs par l’intermédiaire de nos clients-Disponibilité de politiques en matière de protection de l’environnement et de durabilité-Certificats (par exemple ISO 9001, SO 14001, SA 8000)-Labels reconnus (par exemple FSC, Ange Bleu)

2 Code de conduite
Nos employés constituent notre capital le plus important. Les bonnes conditions de travail sont la clé de la réussite d’une entreprise. En outre, le respect du cadre légal est la condition de base pour un développement stable à long terme d’une entreprise.Ce document s’applique de la même manière à tous les employés, fournisseurs et partenaires commerciaux de PROCOS et vise à fournir une base généralement valable pour nos relations d’affaires communes à long terme. Cette Politique est revue chaque année par la direction et, le cas échéant, actualisée.

2.1 Politique du travail
2.1.1 Environnement de travail

PROCOS s’engage à offrir un environnement de travail équitable et collégial. L’estime réciproque et le respect dans nos rapports quotidiens sont essentiels. PROCOS ne tolérera aucun propos ou comportement qui encourage l’agressivité envers des collègues, des partenaires commerciaux ou des clients. PROCOS prend une position ferme contre toutes formes de harcèlement. PROCOS attend de ses dirigeants à tous les niveaux qu’ils fassent preuve de sens des responsabilités et qu’ils soient conscients du fait qu’ils doivent remplir une fonction de modèle. Il leur incombe en particulier de créer un bon environnement de travail et une coopération collégiale.Toute violation de ce type doit être immédiatement signalée à la direction ou aux supérieurs directs.

Objectif:
Notre objectif est de n’avoir aucune violation au cours de l’année.


2.1.2 Conditions de travail
Les principes internationaux définis par l’OIT (International Labour Organisation) doivent être respectés; et un équilibre entre le travail et la vie privée doit être assuré : une semaine de travail normale ne doit pas dé passer 40 heures, ou 60 heures par semaine, heures supplémentaires comprises. Il est possible de travailler à domicile ou à distance. Conformément aux directives de l’OIT, les heures supplémentaires sont compensées et récompensées de manière équitable et transparente. PROCOS verse des salaires et des traitements usuels dans la région. Outre les exigences légales, le montant dépend des performances des employés (rémunération liée aux performances). Un travail de valeur égale est également rémunéré de manière égale. Les salaires ne sont pas versés à des tiers mais directement aux employés.

2.1.3 Droits de l’homme
PROCOS n’emploie pas d’enfants de moins de 15 ans ou en dessous des exigences légales minimales nationales, si celles-ci sont plus strictes (Convention n° 138 de l’OIT). En outre, PROCOS n’a pas recours à des travailleurs forcés ou à des travailleurs similaires (Conventions n° 29 et n° 105 de l’OIT).

2.1.4 Santé et sécurité des employés
PROCOS s’engage à promouvoir un environnement de travail favorable à la santé et à préserver la santé et la sécurité sur le lieu de travail. Les réglementations locales et nationales constituent des standards minimaux pour PROCOS. L’objectif est de créer un environnement de travail dans lequel le travail et la vie privée peuvent être bien équilibrés.Bien que nos employés ne soient pas exposés à des risques majeurs pour la santé dans le cadre de leur travail de bureau, nous attachons néanmoins une grande importance à rendre les lieux de travail aussi ergonomiques que possible. Cela vise, par exemple, à prévenir le syndrome des micro traumatismes répétés et d’autres troubles physiques. À titre de mesure, nos employés reçoivent par exemple, si nécessaire, des souris d’ordinateur ergonomiques ou des lunettes pour ordinateur.Objectif : PROCOS souhaite maintenir à 0 le nombre d’accidents du travail par an.

2.1.5 Discrimination
Conformément à nos principes d’entreprise et au droit du travail, en particulier la Loi générale allemande sur l’égalité de traitement (AGG), nous ne tolérons aucune discrimination d’aucune sorte. Cela signifie quePROCOS traite toutes les personnes de manière égale, indépendamment de leur origine, de leur milieu et de leur nationalité, de leur religion et de leurs convictions, de leur activité politique ou syndicale, de leur sexe et de leur orientation sexuelle, de leur âge, de leur handicap ou de leur maladie.

2.1.6 Gestion des carrières
Nos employés sont notre capital. Afin de faire progresser l’entreprise et les employés dans leur développement personnel, chaque employé reçoit chaque année un feedback sur ses performances et son potentiel d’optimisation éventuel. En outre, nous offrons à 100 % de nos employés la possibilité de suivre des formations internes et externes. Nous nous sommes fixé pour objectif d’introduire un système de gestion de carrière à l’échelle de l’entreprise, avec des plans d’évolution de carrière.

2.1.7 Activités secondaires
Les activités secondaires (y compris les activités de volontariat) en dehors des tâches au sein de l’entreprise nécessitent en tout cas l’approbation écrite du directeur général. Outre l’investissement en temps nécessaire, les demandes respectives doivent également démontrer que, malgré ses activités secondaires, l’employé peut continuer à remplir pleinement ses obligations conformément au contrat de travail.

2.2 Conformité légale
Une gestion économiquement durable n’est possible que si toutes les lois applicables sont respectées. Étant donné que les infractions à ces lois peuvent causer des dommages financiers et de réputation à une échelle non quantifiable, leur prévention est une priorité absolue. C’est pourquoi nous n’avons pas identifié d’objectifs individuels pour ces efforts, mais un objectif global.

2.2.1 Corruption
Aucun employé de PROCOS n’est autorisé à accepter ou à offrir une rémunération sous forme d’espèces, d’avantages non monétaires ou de services de ou à des partenaires commerciaux, des institutions ou des organismes gouvernementaux afin d’obtenir des avantages pour PROCOS, pour lui-même ou pour des tiers.
Cela ne s’applique pas aux gratifications occasionnelles socialement acceptables si elles sont uniquement de nature courtoise et n’ont aucune influence sur l’activité professionnelle.

2.2.2 Avantages personnels
En général, il est interdit d’accepter ou d’offrir des avantages de quelque nature que ce soit pour un usage personnel en relation directe avec la relation de travail. Des cadeaux promotionnels et occasionnels volontaires d’une valeur maximale de 10 euros peuvent être acceptés. Les cadeaux d’une valeur de 10euros ou plus doivent être refusés et signalés immédiatement à la direction. Les rabais et autres avantages offerts aux employés (en leur qualité d’employés de PROCOS) par des partenaires commerciaux ou des clients ne peuvent être acceptés que s’ils sont accordés à tous les employés de PROCOS. La direction doit être informée de tout avantage offert.

2.2.3 Invitations
Les invitations de partenaires commerciaux et de clients à des repas ou à des événements ne peuvent être acceptées ou proposées par les employés de PROCOS que si elles sont appropriées. Par «appropriées», il faut comprendre que les invitations doivent être faites volontairement et pour des raisons commerciales. Il serait inapproprié d’accepter fréquemment des invitations ou si l’invitation n’est plus en rapport avec l’objet, ou si elle est faite avant la passation d’une commande ou la finalisation d’une transaction.

2.2.4 Antitrust
Afin de protéger la concurrence loyale, personne n’est autorisé à fixer les prix avec la concurrence ou à manipuler injustement les prix de quelque manière que ce soit.

2.2.5 Protection des données et confidentialité
PROCOS protège la vie privée de ses employés, partenaires commerciaux et clients. Pour cette raison, PROCOS ne recueille, ne traite et n’utilise les données personnelles que si les lois applicables, les autres réglementations applicables ou les directives internes le permettent.Les informations confidentielles de l’entreprise, des partenaires commerciaux et des clients doivent être tenues secrètes et ne peuvent être divulguées ou mises à la disposition de tiers sans autorisation. Cette obligation de secret s’applique également après la cessation de la relation de travail. Les données personnelles doivent être conservées en toute sécurité; et les mesures nécessaires doivent être prises pour empêcher toute utilisation non autorisée.

Objectif
Pour tous ces points, les violations peuvent être signalées directement à la direction. Nos employés ainsi que les parties prenantes sont encouragés à utiliser ce canal de communication si des violations sont susceptibles de se produire ou si elles sont constatées. Notre objectif est de maintenir en permanence le nombre de violations et de rapports par an à 0 pour tous les points mentionnés.


Parité linguistique
A fin d’améliorer la lisibilité de cette Politique ou de ce Code de conduite, le masculin est utilisé de manière systématique pour désigner les personnes. Il n’en demeure pas moins que ces formulations font aussi référence aux personnes de sexe féminin.

Validité de cette Politique
Tous les employés sont encouragés à signaler sans délai les violations des dispositions énoncées dans le présent document ou, si nécessaire, à les signaler par l’intermédiaire de tiers neutres. Nous envisageons de mettre en place un mécanisme de dénonciation anonyme pour l’avenir.

Si une violation est confirmée, elle peut être sanctionnée par des peines proportionnées. Selon la gravité de l’infraction, cela peut aller jusqu’à un avertissement ou jusqu’à la cessation de la relation de travail.Les employés qui signalent de tels incidents se voient garantis l’absence de sanctions et la confidentialité.
Signé par Leander Kritikos,
PDGà Munich, vendredi 29 novembre 2019